Las comunidades de propietarios, por tanto no son una excepción, cuando cuentan con porteros o empleados de mantenimiento a su cargo, sea cual sea su contrato, indefinido, temporal, en prácticas etc…

La forma de realizar este control  corresponde por tanto a la comunidad pero debe hacerse de acuerdo a la normativa.

Las empresas no tienen la obligación de solicitar el consentimiento de sus empleados para llevar ese control horario, pero sí deben informar a los empleados sobre ese tratamiento de sus datos personales y de la finalidad para la que van a utilizarse.

De conformidad con lo dispuesto en la normativa laboral sobre registro horario, las empresas tienen la obligación de conservar esos registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de los propios trabajadores, de sus representantes sindicales y de la Inspección de trabajo.

Para dar cumplimiento a esa obligación legal la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)  considera que es importante que las empresas apliquen el principio de minimización de datos, debiendo existir un equilibrio entre los derechos y las obligaciones de los interesados. Estos datos de los trabajadores deberán estar archivados y siempre disponibles mínimo durante los próximos 4 años, de lo contrario si la comunidad de propietarios sufriera una inspección, podría incurrir en un incumplimiento con sanción que podría superar los 6.000 euros.

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Las empresas carecen de medidas de seguridad suficientes para efectuar una destrucción segura y certificada de esa documentación, es por ello por lo que a continuación os vamos a detallar motivos para realizar una adecuada destrucción de documentos:

• CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA. El Reglamento General de Protección de datos  exige que todas las empresas que traten datos personales deben demostrar que esos datos los han conseguido de forma legítima y si no lo pueden demostrar, deben destruir esa información personal de la cual no conozcan de dónde procede o si está obsoleta, por otro lado el RGPD como la LOPDGDD, exigen que el responsable del tratamiento debe destruir o devolver a los titulares cualquier documento o soporte que contenga datos personales una vez que se haya cumplido la prestación objeto del contrato entre la empresa y el cliente.
• SEGURIDAD: Entre los documentos la empresa puede tener alguno en el que aparezca información confidencial o sensible a la que no sea conveniente que terceros puedan acceder. Por eso tiene que aplicar las medidas de seguridad adecuadas para evitar esos accesos.

El RGPD, para garantizar la protección de los datos personales, exige al responsable del tratamiento que adopte las medidas de seguridad necesarias y que destruya esos datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual se recogieron, son muchos los documentos que pueden o deben destruirse en una empresa (Curriculums, Facturas, listas de clientes, presupuestos, registros de la Seguridad Social, Informes médicos, planes de márketing, nóminas, correos electrónicos, inventarios, solicitudes de empleo, declaraciones de impuestos, información de créditos, contratos, informes de recursos humanos, etc, por ello al exigir la normativa de protección de datos que esa destrucción documental sea segura, no sirve con romper en varios trozos el papel. Tampoco tachar la información considerada importante, ya que hoy en día existen medios que permiten la reconstrucción de esos documentos,, por ello para cumplir las garantías exigidas por el RGPD, lo ideal es acudir a empresas especializadas en la destrucción de documentos que cumplen esta norma y aseguran ese cumplimiento.

Las ventajas que puede conllevar para el responsable del tratamiento de dichas empresas son:

• Cerciorarse del cumplimiento legal
• Transmisión de riesgos: en caso de que se produzca un fallo en el proceso, la responsable es esta empresa subcontratada

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En los supuestos de establecimiento de un registro de jornada laboral digital hay que atender a los supuestos de implantación de los mismos en dispositivos propiedad de la empresa o personales de los empleados y el cumplimiento de la normativa de protección de datos a este respecto.

En los casos en que se instalen aplicaciones móviles en teléfonos profesionales en los que se tenga en cuenta la geolocalización, no será obligatorio el consentimiento de los trabajadores para dicha instalación pero sí será necesaria informarle que se va a geolocalizar su posición durante la jornada laboral, o durante el principio o fin de la jornada laboral, siendo esto último lo menos intrusivo para el trabajador. En caso en el que sea en el dispositivo móvil personal del trabajador donde se quiera instalar dicha aplicación con el sistema de geolocalización si deberá contarse con el consentimiento del trabajador además de la obligación de informar de esa geolocalización.

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La sociedad de la información requiere cada día más de nuevas profesiones que aseguran su imparable avance: community managers, diseñadores web con pasarela de pago, expertos en posicionamiento SEO, y SEM, etc..

El Delegado de Protección de Datos, (DPO o Data Protection Officer), tras la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos en Mayo de 2018, se plantea como una de las profesiones con más salidas profesionales para perfiles con conocimientos en materia de derecho y protección de datos. Ser jurista es, por tanto, un plus clave, pero no un requisito. Se trata de una profesión de perfil cualificado que se reflejará en positivas condiciones de empleo.

Lejos de implantarse sólo en grandes multinacionales o administraciones públicas, la necesidad de contar con un Delegado de Protección de Datos, estará determinado por distintas cuestiones, entre ellas que el tratamiento de los datos lo realice una autoridad u organismo público; que el tratamiento requiera de un seguimiento continuo de los interesados, o cuando se traten datos a gran escala.

Pero si esto suena chino….aquí una breve síntesis de algunas empresas que deberían añadir un miembro más a su plantilla o contratar sus servicios DPO a un tercero.

1. Centros docentes de todos los niveles. Desde guarderías a universidades
2. Administraciones de Lotería
3. Notarios y Registradores de la Propiedad
4. Centros sanitarios de cualquier tamaño o especialidad
5. Joyeros
6. Federaciones Deportivas que traten datos de menores de edad
7. Galerías de arte y anticuarios
8. Compañías de seguros
9. Contables y asesores fiscales
10. Asociaciones y Fundaciones

Si cuentas con una empresa y estás en está lista, o si quieres formarte en la materia para dar respuesta a un perfil de los más demandados en ofertas y bolsas de empleo, contacta con Dabo Consulting. Somos expertos en consultoría jurídica especializada y formación con más de diez años de experiencia.

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