El canal de denuncias es un elemento fundamental en cualquier organización, ya sea una empresa, entidad pública, o cualquier entidad sujeta a la ley de protección del denunciante de corrupción, conforme a la Directiva Whistleblowing de la Unión Europea incorporada al marco legal español.
Ambas normativas, la española y la europea, establecen mínimos para el procedimiento del canal de denuncias. Aunque cumplir con estas obligaciones mínimas es crucial, las organizaciones tienen la flexibilidad de adaptar y gestionar el canal según sus circunstancias y sector, incluso externalizando su gestión mediante proveedores especializados como consultorías o despachos de abogados.
Contenido del artículo
Procedimiento del Canal de Denuncias
1. Presentación y Gestión de Comunicaciones
Las empresas con más de 50 empleados deben implementar un canal de denuncias obligatorio. El procedimiento, conforme a la normativa, debe seguir estas pautas:
Hechos Denunciables
Se pueden denunciar acciones contrarias a la normativa interna de la empresa y a las leyes.
Personas Denunciantes
Cualquier individuo, independientemente de su relación con la empresa, que tenga conocimiento de un hecho denunciable.
Personas Denunciadas
Cualquier persona, ya sea física o jurídica, que haya cometido un hecho denunciable dentro o en relación con la empresa.
Vías del Canal de Denuncias
El canal debe aceptar denuncias escritas o verbales, garantizando la confidencialidad y protección de datos.
Formalización de la Denuncia
Dependiendo de la vía utilizada, la denuncia debe incluir datos identificativos del denunciante y denunciado, detalles de los hechos, fecha, identificación de testigos, entre otros. Se debe admitir denuncias anónimas.
Admisión de la Denuncia
Se debe emitir un acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de 7 días. En caso de defectos en la denuncia, se notificará para su corrección.
2. Investigación Interna
Si la denuncia se admite, se inicia un expediente e investigación interna, siguiendo el protocolo establecido por la empresa. Esto incluye recopilación de pruebas, análisis de información, y entrevistas con las partes involucradas.
Notificaciones
Se notificará la investigación a todas las partes afectadas, respetando la confidencialidad y protección de datos. En caso necesario, se activarán medidas cautelares.
Resolución del Expediente
Al finalizar la investigación interna, se procede a la resolución del expediente, que puede resultar en archivo, medidas disciplinarias, o comunicación a las autoridades correspondientes.
Conservación de la Información
La documentación relacionada con denuncias, ya sea archivada o descartada, debe conservarse según lo establecido en el artículo 24 de la LOPDGDD.
3. Seguimiento y Comunicación
Durante el proceso, el Responsable del Sistema debe hacer un seguimiento diligente. Se informará al denunciante sobre el progreso de la investigación dentro de los límites legales, comunicando resultados y medidas tomadas.
Es recomendable mantener al denunciante informado para evitar divulgaciones públicas y garantizar la confianza en el sistema interno de información.
4. Derechos y Garantías
El denunciante debe ser informado sobre sus derechos, las garantías de protección, y la existencia de canales de denuncia externos. El procedimiento del canal de denuncias debe ser aprobado por un Responsable del Sistema independiente designado por la dirección de la empresa y debe ser público, conocido por la plantilla y externos.
Importancia y Comunicación Efectiva del Procedimiento del Canal de Denuncias
¿Es Vital Establecer el Procedimiento del Canal de Denuncias?
Sí, es esencial contar con un procedimiento definido para la gestión de denuncias en el canal correspondiente. Este procedimiento, diferente del proceso de investigación interna que puede derivarse de una denuncia, garantiza agilidad y evita demoras en la tramitación de las denuncias recibidas.
Es crucial tener en cuenta que una gestión deficiente del canal de denuncias puede acarrear sanciones, especialmente si se interpreta como un obstáculo al proceso de denuncias e investigación.
¿Cómo Comunicar Eficientemente el Procedimiento del Canal de Denuncias?
La comunicación del procedimiento del canal de denuncias debe realizarse a través de un reglamento específico. Este documento debe detallar el funcionamiento del canal, el proceso para presentar denuncias, los hechos considerados denunciables, así como los plazos de respuesta y de investigación interna, entre otros aspectos.
Para asegurar una divulgación efectiva, el reglamento debe estar disponible para todos los miembros de la organización y personas externas que puedan presentar denuncias. Una estrategia eficaz es publicar el reglamento en la página web de la empresa, ya sea dentro del departamento legal, de cumplimiento normativo o en la sección dedicada al canal de denuncias. La accesibilidad y ubicación fácil son clave.
Si tu empresa requiere establecer un canal de denuncias, elaborar su procedimiento y reglamento, y gestionar las denuncias, pero carece de tiempo o personal con la formación adecuada, o si buscas objetividad e independencia en la revisión de denuncias, considera la opción de contratar un proveedor externo especializado, como Grupo Dabo Consulting.
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